Perkembangan teknologi saat ini, menjadi tantangan tersendiri dalam penyelenggaraan pemerintah. Terlebih dalam revolusi industri 4.0 menjadikan teknologi sebagai alat penunjang untuk mempercepat dan mempermudah administrasi serta dapat mengefisiensi sumber daya. Seperti halnya administrasi surat menyurat yang bisa disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi (TI) yaitu surat elektronik atau e-surat yang notabene instrument dalam penyelenggaraan pemerintah yang tidak tergantikan sampai saat ini. E-surat yang terintegrasi dengan tanda tangan elektronik sangat banyak memberi kemudahan dan kepraktisan.
Kepala Dinas Kominfosanti, Ketut Suwarmawan saat ditemui di ruang kerjanya, Jumat (28/4), mengatakan, e-surat merupakan sebuah solusi untuk menunjang kinerja perkantoran menuju e-goverment. Dalam perkembangan dunia digital aplikasi e-surat merupakan alat yang dapat memberikan kepraktisan, kemudahan, efisiensi dalam tata naskah dinas. Dinas Kominfosanti sebagai pemrakarsa dan leading sektor dari aplikasi ini bersama Badan Sandi dan Siber Negara (BSSN) sesuai pedoman dan regulasi yang ada terus mengembangkan dan menyempurnakan e-surat ini.
"Efisiensi penggunaan aplikasi e-surat akan sangat terasa. Penghematan kertas, tinta, printer serta waktu dalam implementasinya sejalan dengan program pemerintah dan perkembangan teknologi saat ini dalam dunia digital," ungkap Kadis Suwarmawan yang akrab disapa Ketsu.
Disinggung terkait implementasi di lingkup pemerintahan, Ketsu menyampaikan seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) sudah menggunakan aplikasi e-surat. Para pimpinan OPD bisa langsung menandatangani surat secara elektronik, dimanapun, kapanpun.
"Pengelolaan e-surat di OPD selain untuk surat menyurat juga bisa digunakan untuk tanda tangan elektronik (TTE).Tentunya kita menggandeng pihak Balai sertifikat elektronik (BSrE) miliknya BSSN untuk diintegrasikan dalam sebuah aplikasi e-surat. Inilah kelebihan e-surat kita," tegas mantan Kabag Prokom ini.
Melihat topografi dan bentangan wilayah Kabupaten Buleleng yang begitu luas, Kadis Suwarmawan menerangkan upaya memberikan kemudahan, kecepatan dan efisiensi dalam surat menyurat di desa/kelurahan sudah dilakukan secara masif. Seluruh desa/kelurahan sudah menerapkan e-surat.
"Kami dari Dinas Kominfosanti selalu memberikan pelayanan secara maksimal kepada desa/kelurahan dalam pendampingan, pengaplikasian e-surat ini. E-surat merupakan solusi terbaik menunjang perkantoran. Melihat jarak antar desa yang jauh, jadi pegawai tidak perlu repot membawa surat kesana kemari," ucapnya.
Secara teknis, Kabid Persandian dan Statistik Komang Ery Marta mengatakan, aplikasi e-surat bisa didownload melalui playstore. Fitur-fitur yang ada pada aplikasi e-surat yaitu surat masuk dan keluar, disposisi, verifikasi dan tanda tangan.
Lebih jauh Kabid Ery mengatakan, ada 2 opsi dalam pengiriman e-surat yaitu pengirimin setelah ada tanda tangan elektronik dan dengan scan surat jika masih menggunakan tandatangan manual seperti surat biasa.
"Kita masih berproses, saat ini baru 12 desa/kelurahan yang bisa menggunakan TTE. Kalau OPD dan BUMD sudah semua. 2 opsi ini yang masih kita gunakan. Jenis surat yang dikirim dan terima harus file Pdf. Selain itu, TTE bukan sembarangan, Balai sertifikat elektronik (BSrE) dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) yang mengeluarkan dan daerah yang memfasilitasi. Kita masih berproses namun aplikasi ini sudah bisa jalan dan digunakan," tegasnya.
Terkait sarana pendukung dalam e-surat, Kabid Ery menjelaskan hanya perlu handphone atau tablet berbasis android, laptop atau komputer dan yang penting sinyal internet, baik dari wifi maupun kuota internet.
"Khusus bagi operator e-surat hanya boleh menggunakan laptop atau komputer karena pengoperasiannya berbasis web. Sedangkan user atau pengguna bisa menggunakan HP," jelasnya.
Disinggung keunggulan TTE dalam e-surat, Kabid Ery menerangkan, surat dengan TTE ada QRCode yang dikeluarkan oleh BSrE dan bisa diverifikasi keasliannya dibanding surat yang sudah dimodifikasi tanpa TTE.
Kendala di lapangan dalam penerapan e-surat menurut Kabid Ery adalah pada sisi sumber daya manusia, karena e-surat ini masih baru dan perlu pemahaman dengan praktik langsung. "Kami akan terus melakukan monitoring dan evaluasi dalam penggunaan e-surat agar user dan operator terbiasa memakainya," jelasnya.
Dirinya berharap, aplikasi e-surat tidak hanya digunakan pada lingkup Pemkab. Buleleng, namun instansi vertikal yang tergabung dalam forkopimda juga ikut, sehingga aplikasi ini dapat bermanfaat disebuah lembaga."Aplikasi ini sangat mempermudah, mempercepat dan efisien sehingga tujuan untuk paperless dapat terwujud di era digital saat ini," pungkasnya.(wd).
