Menyongsong Era Industri 4.0, Dinas , Informatika, Persandian, dan Statistik (Kominfosanti) Kabupaten Buleleng akan menerapkan E-Surat pada seluruh instansi di Lingkup Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Buleleng. Langkah tersebut dilakukan untuk mewujudkan kegiatan perkantoran yang tidak menghabiskan kertas atau paperless office.
Hal tersebut diungkapkan oleh Ketut Suwarmawan saat ditemui di sela-sela meninjau pelatihan operator E-Surat di Laboratorium Komputer Dinas Kominfosanti Kab. Buleleng pada Jumat, (20/8).
Lebih jauh, Suwarmawan menjelaskan E-Surat merupakan sebuah aplikasi yang memungkinkan proses surat-menyurat di pemerintahan dilakukan dengan elektronik. Aplikasi tersebut memiliki keunggulan dibandingkan proses surat menyurat konvensional karena lebih mudah dan hemat karena surat dibuat secara digital.E-surat dapat diterapkan pada smartphone karena sudah berbasis android.
Menurut Suwarmawan, aplikasi E-Surat merupakan tindak lanjut terhadap aplikasi yang pihaknya kembangkan sebelumnya yaitu Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang belum bisa diterapkan secara optimal di Lingkup Pemkab Buleleng karena terdapat sejumlah kekurangan.
“Ada hal-hal yang tidak mendukung, misalnya tidak bisa ditandatangani di mana saja dan jika file-nya besar juga agak berat,” jelasnya.
Menanggulangi hal tersebut, pihaknya merancang E-Surat dengan sejumlah fitur yang mengatasi permasalahan itu.
Hadirnya E-Surat, kata Suwarmawan dapat melengkapi Tanda Tangan Elektronik (TTE) sehingga kombinasi keduanya dapat mewujudkan penerapan paperless office di Pemkab Buleleng.
Hal itu, menurutnya merupakan sebuah keniscayaan di era digital ini, apalagi pada saat ini para pegawai bekerja secara Work From Home (WFH) sehingga kontak secara langsung perlu diminimalisir. Maka dari itu, penerapan E-Surat ini dapat menjadi solusi untuk pegawai yang bekerja secara WFH.
“Jadi kita bisa melakukan pekerjaan di rumah, kita bisa ngoreksi di rumah, bisa melakukan disposisi dari rumah, tanda tangan surat di rumah,” jelasnya.
Guna memaksimalkan pemahaman jajaran Pemkab Buleleng dalam menerapkan E-Surat, mantan Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan itu telah memberikan sosialisasi baik kepada perangkat daerah, badan usaha milik daerah, pemerintah kecamatan, kelurahan, maupun desa.
Selain itu, pihaknya juga telah menyelenggarakan pelatihan kepada para operator E-Surat agar dapat mengoperasikan aplikasi E-Surat dengan baik. Adapun materi yang diberikan adalah pengenalan system kerja aplikasi E-Surat baik itu surat masuk maupun surat keluar.
Setelah mendapatkan pelatihan, para operator E-Surat dapat menerapkan aplikasi tersebut dengan baik, sehingga Pemkab Buleleng dapat segera mewujudkan penerapan paperless office. (can)
